In haar advies nr. 2014/5 van 23 april 2014 staat de Commissie voor Boekhoudkundige Normen principieel toe dat vennootschappen in hun statuten bepalen dat het boekjaar niet begint en eindigt op een vaste datum, maar wel op een dag van een bepaalde week van een maand (bijvoorbeeld op de laatste vrijdag van de maand september).
Achtergrond
In België is het een algemeen aanvaard gebruik om elk jaar het boekjaar af te sluiten op een vaste datum, waarbij het boekjaar in beginsel wel 365 dagen telt maar niet noodzakelijk hoeft samen te vallen met het kalenderjaar. Aan de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) werd recent de vraag gesteld of een vennootschap in haar statuten mag voorzien in een boekjaar dat niet eindigt op een vaste datum (bijvoorbeeld op 30 september) maar op een dag van een bepaalde week van een maand (bijvoorbeeld op de laatste vrijdag van september). Dit zou betekenen dat de exacte datum van afsluiting van het boekjaar zou verschillen van boekjaar tot boekjaar.
Principiële mogelijkheid van een "variabele" afsluitingsdatum
In haar advies nr. 2014/5 van 23 april 2014, dat tot stand kwam na publieke consultatie, ziet de CBN geen principieel juridisch bezwaar tegen deze werkwijze. Het advies van de CBN houdt echter geen fiscaal standpunt in.
Het Wetboek van vennootschappen en de boekhoudwetgeving voorzien enkel in een verplichting voor vennootschappen om hun jaarrekening één keer per jaar af te sluiten en neer te leggen. Verder volstaat het om (het begin en) het einde van het boekjaar te vermelden in het uittreksel uit de oprichtingsakte dat ter griffie moet worden neergelegd met het oog op de bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad en bij de inschrijving in de KBO.
Hoogstens zal het gebruik van een "variabele" afsluitingsdatum aanleiding kunnen geven tot een aantal technische problemen met de te vervullen administratieve formaliteiten. Zo verwijst het KBO-inschrijvingsformulier naar een vaste afsluitingsdatum van het boekjaar (“einddatum: DD/MM”). Volgens de CBN vormt dit echter geen belemmering om het begin en einde van het boekjaar te bepalen door te verwijzen naar een dag van een bepaalde week van een maand.
Voorwaarden en toepassingsgevallen
Aangezien deze methode afwijkt van de gangbare praktijk in België, en om misbruiken te voorkomen, moeten volgens de CBN wel een aantal voorwaarden vervuld zijn.
In de eerste plaats moet de vennootschap specifieke redenen kunnen aanvoeren waarom zij een "variabele" afsluitingsdatum verkiest, zoals bijvoorbeeld het feit dat de Belgische vennootschap een dochteronderneming is van een buitenlandse (bijvoorbeeld Amerikaanse) vennootschap die deze methode toepast, waarbij de groep de boekjaren van alle groepsvennootschappen wil afsluiten op dezelfde datum.
Verder moet de datum van afsluiting (en opening) van het boekjaar worden bepaald volgens een vooraf in de statuten vastgestelde methode, die objectief is en niet kan worden gemanipuleerd.
De gebruikte methode kan er slechts toe leiden dat de duur van het boekjaar maximaal één week verschilt.
Ten slotte mag de vergelijkbaarheid tussen de jaarcijfers niet in het gedrang worden gebracht. Wanneer de bedragen van het boekjaar niet vergelijkbaar zijn met die van het voorafgaande boekjaar, mogen de bedragen van het voorafgaande boekjaar worden aangepast met het oog op hun vergelijkbaarheid. In dat geval worden deze aanpassingen, behalve indien zij onbelangrijk zijn, in de toelichting vermeld en onder verwijzing naar de betrokken rubrieken toegelicht. Worden de bedragen van het voorafgaande boekjaar niet aangepast, dan moet de toelichting de nodige gegevens bevatten om een vergelijking mogelijk te maken (art. 83, tweede lid KB W.Venn.).
Pro memorie: verlenging of verkorting van het boekjaar
In een eerder advies nr. 2010/10 van 14 juli 2010 sprak de CBN zich reeds uit over de mogelijkheid van verlenging of verkorting van het boekjaar tot meer, respectievelijk minder dan 12 maanden – een hypothese die in de praktijk veel vaker voorkomt.
Dergelijke verlenging of verkorting is volgens de CBN geoorloofd in uitzonderlijke omstandigheden, zoals bijvoorbeeld bij het eerste en laatste boekjaar, een herstructurering of de harmonisatie van de afsluitdata binnen een groep. Deze afwijking moet dan worden vermeld en gemotiveerd in de toelichting bij de jaarrekening die betrekking heeft op het boekjaar waarin de wijziging plaatsvond.
Het besluit tot wijziging van de afsluitdatum van het boekjaar moet bovendien zijn genomen vóór het einde van het betrokken boekjaar. Aangezien de einddatum van het boekjaar bij oprichting wordt vastgelegd in de oprichtingsakte van de vennootschap, moet het besluit uiteraard worden genomen volgens de procedure voor een statutenwijziging (of, in geval van afwijking voor het eerste boekjaar, in een slotbepaling van de oprichtingsakte).
Volgens de CBN verzetten het Wetboek van vennootschappen en de boekhoudwetgeving zich ertegen dat het boekjaar stelselmatig een duur zou hebben die van de norm van 12 maanden afwijkt, onder andere omdat dit de vergelijkbaarheid van de jaarrekening bemoeilijkt. In de praktijk vermijdt men om die reden best ook een boekjaar van minder dan 6 maanden of meer dan 18 maanden, hoewel dit laatste geen dwingende vereiste is.