Dans son avis n° 2014/5 du 23 avril 2014, la Commission des Normes Comptables autorise en principe que les sociétés prévoient dans leurs statuts que l'exercice comptable commence et se termine non pas à une date fixe mais par référence à un jour d'une certaine semaine d'un mois (par exemple le dernier vendredi du mois de septembre).
Contexte
La Belgique connaît un "usage communément admis" de clôturer chaque année l'exercice comptable à une date fixe. L'année comptable compte en principe 365 jours mais ne coïncide pas nécessairement avec l'année civile. La Commission des Normes Comptables (CNC) a été interrogée sur le point de savoir s'il est permis à une société de prévoir dans ses statuts que son exercice comptable commence et se termine non pas à une date fixe (comme par exemple le 30 septembre) mais par référence à un jour d'une certaine semaine d'un mois (par exemple le dernier vendredi du mois de septembre). Ceci impliquerait que la date de clôture de l'exercice varierait d'un exercice à l'autre.
Possibilité de principe de prévoir une date de clôture variable
Dans son avis n° 2014/5 du 23 avril 2014, établi suite à une consultation publique, la CNC estime que la méthode proposée ne se heurte pas à des objections de principe. L'avis de la CNC n'emporte cependant pas de prise de position sur le plan fiscal.
Le Code des sociétés et la législation comptable ne prévoient que l'obligation pour les sociétés de clôturer et déposer leurs comptes annuels une fois par an. En outre, il suffit que l'extrait de l'acte constitutif de la société, qui est déposé au greffe en vue de sa publication aux annexes du Moniteur Belge, contienne la date (de début et) de la fin de chaque exercice comptable. Cette même information est aussi requise lors de l'inscription à la BCE.
L'usage d'une date de clôture "variable" conduit tout de même à des problèmes de nature technique sur le plan des formalités administratives à remplir. Le formulaire d'inscription à la BCE fait ainsi uniquement référence à une date fixe de clôture de l'exercice comptable ("date de fin: JJ/MM"). La CNC estime cependant que ces formalités ne font pas obstacle à ce que le début et la fin de l'exercice comptable soient déterminés par référence à un jour d'une certaine semaine d'un mois.
Conditions et cas d'application
Dès lors que la méthode proposée s'écarte de l'usage principal en Belgique et pour éviter les abus, la CNC estime qu'un nombre de conditions doivent à tout le moins être respectées.
La société doit d'abord faire valoir des raisons spécifiques pour lesquelles elle souhaite adopter une date de clôture "variable", comme par exemple le fait que la société belge concernée est la filiale d'une société étrangère (américaine par exemple) appliquant cette méthode et que l'on souhaite, au niveau du groupe, clôturer les exercices sociaux à la même date.
La date de clôture (et d'ouverture) de l'exercice comptable doit ensuite être définie par avance dans les statuts selon une méthode de détermination objective et non-manipulable. La méthode utilisée ne peut conduire qu'à une variation maximale de la durée de l'exercice d'une semaine.
Enfin, la comparabilité des chiffres annuels ne peut être mise à mal. Si les chiffres relatifs à l'exercice ne sont pas comparables à ceux de l'exercice précédent, les chiffres de l'exercice précédent peuvent être redressés en vue de les rendre comparables. En ce cas, l'annexe des comptes annuels doit mentionner et commenter, avec renvoi aux rubriques concernées, les redressements opérés, si ceux-ci ne sont pas sans signification. Si les chiffres de l'exercice précédent ne sont pas redressés, l'annexe doit comporter les indications nécessaires pour permettre la comparaison (article 83, alinéa 2 de l'AR soc.).
Pour rappel: prolongement et abrégement de l'exercice comptable
Dans un avis antérieur n° 2010/10 du 14 juillet 2010 la CNC s'est déjà exprimée sur la possibilité de prolongement ou d'abrégement d'un exercice comptable jusqu'à une durée supérieure ou inférieure à douze mois – un cas de figure plus fréquent en pratique.
La CNC est d'avis qu'un tel prolongement ou abrégement n'est permis que dans des situations exceptionnelles, comme par exemple le premier ou le dernier exercice, une restructuration de société ou l'harmonisation des dates de clôture au sein d'un groupe. Cette variation doit être mentionnée et motivée dans l'annexe des comptes annuels relatifs à l'exercice au cours duquel la modification est intervenue.
La décision de prolongation ou d'abrégement doit par ailleurs être prise avant la fin de l'exercice concerné. Dès lors que le début et la fin de l'exercice sont fixés dans l'acte constitutif lors de la constitution de la société, la modification de la date de clôture de l'exercice s'effectue selon la procédure prévue pour la modification des statuts (ou, en cas de modification pour le premier exercice, dans une disposition finale de l'acte constitutif).
De l'avis de la CNC, le Code des sociétés et la législation comptable s'oppose à ce que l'exercice ait de manière systématique une durée qui diffère d'une durée de douze mois par ce que cela complique notamment la comparaison des comptes annuels entre eux. C'est également la raison pour laquelle il est préférable, en pratique, d'éviter un exercice comptable inférieur à 6 mois ou supérieur à 18 mois, bien que cela ne soit pas une contrainte.