De Raad van State sprak zich in een princiepsarrest uit over de duurtijd van overheidsopdrachten. Een duurtijd van meer dan vier jaar is mogelijk, maar moet gemotiveerd worden. De voorwaarden waaronder dergelijke langere duur mogelijk is, verdienen aandacht.
De afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft op 3 februari 2016 een belangrijk arrest gewezen met betrekking tot de duur van een overheidsopdracht. In de zaak die tot het arrest aanleiding heeft gegeven, uitte de verzoekende partij kritiek op het feit dat de betrokken overheidsopdracht gesloten zou worden voor een duur van drie jaar, tweemaal verlengbaar met een periode van één jaar, niettegenstaande artikel 37, §2 van de overheidsopdrachtenwet (wet van 15 juni 2006) bepaalt dat de volledige looptijd van een overheidsopdracht, met inbegrip van de verlengingen, over het algemeen tot vier jaar beperkt moet blijven. De verzoekende partij wierp tevens op dat de motieven die in de bestreden gunningsbeslissing waren opgenomen om de eventuele verlenging van de duur van de opdracht tot vijf jaar te verantwoorden, pertinent noch ontvankelijk waren. Deze motieven zouden bovendien laattijdig zijn aangevoerd aangezien zij uitsluitend in de gunningsbeslissing vermeld waren.
De Raad van State heeft in het arrest geoordeeld dat artikel 37, §2 niet uitsluit dat er van de vastgestelde maximumduur van vier jaar wordt afgeweken. De Raad van State voegde er evenwel aan toe dat een dergelijke afwijking naar behoren gerechtvaardigd moet zijn en dat de motieven voor de afwijking formeel tot uitdrukking moeten worden gebracht, in overeenstemming met de verplichtingen die de wet van 29 juli 1991 "betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen" aan de aanbestedende overheid – in dit geval de verwerende partij – oplegt. Hoewel de motieven voor de afwijking volgens de Raad van State niet noodzakelijk vermeld moeten worden in het bestek of in de beslissing die de voorwaarden van de opdracht vaststelt, moeten zij niettemin in het administratief dossier opgenomen zijn. Op die manier kan gecontroleerd worden of het wel degelijk deze motieven waren die door de aanbestedende overheid, bij haar beslissing over de afwijking, in overweging werden genomen. In de betrokken zaak was de Raad van State niet alleen van oordeel dat de motieven niet in het administratief dossier aanwezig waren, maar ook dat de motieven zoals zij in de bestreden beslissing waren weergegeven, dermate algemeen waren dat ze niet aan de motiveringsverplichting beantwoordden.
Uit dit arrest kunnen verschillende lessen worden getrokken:
- De Raad van State bevestigt dat het sluiten van een overheidsopdracht voor een duur van meer dan vier jaar op zich niet verboden is.
- Desalniettemin wijzigt het arrest, op eerder fundamentele wijze, de denkwijze van aanbestedende overheden. Indien een aanbestedende overheid een overheidsopdracht met een looptijd van meer dan vier jaar wil sluiten, dan moet zij dit aspect van de opdracht specifiek voorbereiden en documenteren: er moet een specifieke "beslissing" genomen worden met betrekking tot de duur van de opdracht, en die moet op deugdelijke motieven gesteund zijn. Die motieven moeten formeel tot uitdrukking worden gebracht (formele motivering) in het bestek of minstens in de gunningsbeslissing. Uit het arrest blijkt dat de Raad van State erg ver gaat in zijn controle van deze motieven. Zo werd het motief dat de aanbestedende overheid een contract van vijf (drie jaar, tweemaal verlengbaar) eerder dan een van vier jaar wilde sluiten, om zo gedurende een langere periode van prijsstabiliteit te kunnen genieten, door de Raad van State verworpen.
- De motieven die tot uitdrukking worden gebracht, moeten overeenstemmen met de motieven – opgenomen in het administratief dossier – die door de aanbestedende overheid, bij haar beslissing over de afwijking, in overweging werden genomen.
Het is duidelijk dat, met uitzonderling van raamovereenkomsten, de verplichting om de duur van een overheidsopdracht specifiek te motiveren en te documenteren voor zover deze vier jaar te boven gaat, niet in de Europese richtlijnen is voorzien. Het gaat dus om een bijzondere regel van Belgisch recht. Aanbestedende overheden die overheidsopdrachten van meer dan vier jaar gunnen zonder deze regel in acht te nemen, lopen voortaan een belangrijk risico.