Op 30 juli 2019 nam de Europese Commissie aanbeveling 2019/1318 aan inzake interne nalevingsprogramma's voor controles op de handel in producten voor tweeërlei gebruik uit hoofde van Verordening (EG) nr. 428/2009. "Producten voor tweeërlei gebruik" zijn producten, met inbegrip van programmatuur en technologie, die zowel een civiele als een militaire bestemming kunnen hebben. Deze definitie omvat bijvoorbeeld de telecommunicatietechnologie. Hoewel deze aanbeveling op het eerste gezicht vrij specifiek lijkt, is de inhoud ervan in werkelijkheid veel ruimer en kan zij van belang zijn voor elke actor die gebruik maakt van interne nalevingsprogramma's (Internal Compliance Programs – ICP).
De aanbeveling is gesteund op zeven kernelementen. Voor elk van deze elementen bepaalt de Commissie de verwachtingen waaraan de ondernemingen op een doeltreffende en proactieve wijze moeten voldoen, en geeft ze aan welke stappen nodig zijn om deze verwachtingen in te lossen. De bijlage bij de aanbeveling bevat een aantal standaardvragen om snel de aandachtspunten te identificeren en een aantal "rode-vlagsignalen" met betrekking tot verdachte vragen of bestellingen die de aandacht van de zorgvuldige en voorzichtige exporteur zouden moeten trekken. In geval van twijfel of verdenking, kan of moet (afhankelijk van het geval) de exporteur alle relevante informatie aan de bevoegde autoriteiten meedelen.
Engagement van de hoogste leidinggevenden
De implementatie van een effectief ICP vereist een strenge en gedisciplineerde bedrijfscultuur. De personen in hoge gezagsposities moeten daarbij het goede voorbeeld geven door een onberispelijk gedrag conform de geldende Europese en nationale regelgeving. Zij moeten daarnaast duidelijk met hun werknemers communiceren over het engagement van de onderneming om een nalevingscultuur te bevorderen, en moeten zorgen voor voldoende organisatorische, personele en technische middelen om dit engagement waar te maken.
Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en middelen
De toewijzing van voldoende middelen vereist een interne organisatiestructuur die schriftelijk is vastgelegd en die het mogelijk maakt een of meer globaal verantwoordelijke personen te identificeren. Er moet voldoende personeel zijn en ten minste één persoon in de onderneming moet verantwoordelijk zijn voor de opvolging van de ICP. Het personeel moet de bevoegdheid krijgen om, indien nodig, alle verdachte transacties stop te zetten. Belangenconflicten moeten worden vermeden en de toegang tot de meest recente relevante wetteksten moet worden gewaarborgd.
Opleiding en bewustmaking
Een goede opleiding of bewustmaking van het personeel met betrekking tot de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik is essentieel. Er moet voorzien worden in verplichte (interne of externe) periodieke (na)scholing van de personeelsleden op alle relevante niveaus.
Proces en procedures voor de screening van transacties
Het proces en de procedures voor de screening van transacties impliceert de invoering van een reeks procedures om de conformiteit van de transacties te controleren. De Commissie stelt concrete maatregelen voor, zoals:
- de indeling van de producten;
- de beoordeling van het transactierisico; en
- controles na de verlening van een vergunning.
Prestatiebeoordeling, audits, verslaglegging en corrigerende maatregelen
Een goed functionerend ICP omvat duidelijke rapportageprocedures en de van personeelsleden verwachte communicatie en escalatie bij een vermoeden of een bekend geval van niet-naleving. Als onderdeel van een degelijke nalevingscultuur moeten personeelsleden met zelfvertrouwen kunnen handelen en gerustgesteld worden wanneer zij te goeder trouw vragen stellen of twijfels uiten over de naleving.
Bijhouden van gegevens en documentatie
De aanbeveling bevat criteria voor de registratie en documentatie van transacties. De gegevens over activiteiten in verband met de controle op de handel van producten voor tweeërlei gebruik moeten op evenredige, nauwkeurige en traceerbare wijze worden bewaard. Een degelijk alomvattend registratiesysteem moet de bedrijven helpen bij de uitvoering van prestatiebeoordelingen en -audits. Het moet voldoen aan de EU- en/of nationale vereisten voor het bewaren van documentatie, en het zal de samenwerking met de bevoegde autoriteiten in het geval van een onderzoek naar de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik vergemakkelijken.
Fysieke veiligheid en beveiliging van informatie
Controles op de handel in producten voor tweeërlei gebruik, met inbegrip van software en technologie, gebeuren in het licht van de (inter)nationale veiligheid en het buitenlands beleid. Passende beveiligingsmaatregelen beperken het risico van ongeoorloofde verwijdering van of toegang tot gecontroleerde producten. Fysieke beveiligingsmaatregelen zijn belangrijk, maar vanwege de aard van de gecontroleerde software of de technologie in elektronische vorm, kan de naleving van de voorschriften voor de handel in producten voor tweeërlei gebruik bijzonder lastig zijn. Ook informatiebeveiligingsmaatregelen zijn daarom noodzakelijk.
Al deze maatregelen maken integraal deel uit van een nalevingsprogramma en dienen tegelijk als inspiratiebron voor "good practices" om de naleving te waarborgen van andere wettelijke verplichtingen waaraan een exportbedrijf onderworpen is, zoals de naleving van economische sancties en embargo's.
