Bent u actief in een onderneming uit de private sector met 50 tot 249 werknemers? Markeer dan 17 december 2023 met stip in uw agenda. Dat is voor KMO’s namelijk de deadline om een intern meldingskanaal in te voeren voor de melding van inbreuken in het kader van de klokkenluiderswetgeving.
Klokkenluiders: stand van zaken in België
Voor juridische entiteiten in de private sector zet de wet van 28 november 2022 de Europese Klokkenluidersrichtlijn (Richtlijn 2019/1937) om in Belgisch recht. Deze wet trad al op 15 februari 2023 in werking.
Voor welke ondernemingen?
Elke juridische entiteit met minstens 50 werknemers moet een intern kanaal invoeren voor de melding van inbreuken op een aantal specifieke gebieden.
Nadat juridische entiteiten met meer dan 249 werknemers al een interne meldingsprocedure moesten invoeren tegen 15 februari 2023, is het nu de beurt aan de juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers.
Bent u actief in zo’n onderneming? Dan heeft u nog tijd tot uiterlijk 17 december 2023 om een intern meldingskanaal met bijhorende procedure te implementeren.
Juridische entiteiten met minder dan 50 werknemers moeten geen intern meldingskanaal invoeren, maar zij kunnen er vrijwillig voor kiezen om dit wel te doen. Juridische entiteiten in de financiële sector zijn steeds verplicht een intern meldingskanaal in te voeren, ongeacht het aantal werknemers dat ze tewerkstellen.
De berekening van deze drempel gebeurt op basis van de regels voor de sociale verkiezingen. Let wel: de berekening moet op het niveau van de juridische entiteit gebeuren, en niet op het niveau van de technische bedrijfseenheid.
Welke verplichtingen?
De krachtlijnen van de wet zijn de volgende:
- De regeling slaat op de melding van inbreuken in verband met (1) overheidsopdrachten, (2) financiële diensten, producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, (3) productveiligheid en -conformiteit, (4) veiligheid van het vervoer, (5) milieubescherming, (6) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, (7) veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, -gezondheid en -welzijn, (8) volksgezondheid, (9) consumentenbescherming, (10) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen, (11) bestrijding van belastingfraude, (12) sociale fraudebestrijding, en (13) de regels over de werking van de Europese interne markt (mededinging en Staatssteun).
- Meldingen moeten mogelijk zijn voor werknemers. U kan ook beslissen het interne meldingskanaal open te stellen voor zelfstandigen, aandeelhouders, personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan, vrijwilligers, stagiairs, personeel van (onder)aannemers en leveranciers.
- Melders worden beschermd tegen represailles wanneer zij redelijke gronden hadden om te geloven dat de gemelde informatie waar was op het ogenblik van de melding. Bovendien moet de inbreuk binnen het materieel toepassingsgebied van de wet vallen. De bescherming tegen represailles is ruim (en dekt bijvoorbeeld schorsing, ontslag, negatieve prestatiebeoordelingen, intimidatie of reputatieschade). De bescherming geldt voor elke vorm van represailles, én voor dreigingen en pogingen tot represailles.
- Beschermingsmaatregelen gelden niet alleen voor de melder, maar ook voor “facilitators” (dat zijn personen die een melder bijstaan in het meldingsproces) en derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context (zoals collega’s of familieleden van de melder).
- U moet kanalen en procedures voor de interne melding en voor de opvolging daarvan opzetten, na overleg met het bevoegde overlegorgaan. Dit is de ondernemingsraad, of bij afwezigheid daarvan, de vakbondsafvaardiging; bij afwezigheid van vakbondsafvaardiging het CPBW of, bij afwezigheid daarvan, de werknemers zelf. U moet de nodige informatie verstrekken over het bestaan en het gebruik van het interne meldingskanaal.
- Juridische entiteiten met 250 werknemers of meer moeten anonieme meldingen toelaten. Het staat juridische entiteiten met minder werknemers vrij om anonieme meldingen toe te laten.
- U moet meldingen tijdig en binnen bepaalde strikte termijnen behandelen en opvolgen, en er feedback over geven aan de melder.
- Er worden bevoegde autoriteiten voor externe meldingen en een federale coördinator aangesteld.
- Melders kunnen naast het intern meldingskanaal, ook meldingen doen via een extern meldingskanaal of via openbaarmaking (zoals in de pers). In elk van deze gevallen is de melder onder bepaalde voorwaarden beschermd.
- De bepalingen zijn van openbare orde; er zijn dus geen contractuele of statutaire afwijkingen mogelijk.
- Inbreuken op onder andere de regels over het opzetten van interne meldingskanalen kunnen worden beteugeld met een sanctie van niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek.
Aan de slag!
Bent u actief in een juridische entiteit in de private sector met 50 tot 249 werknemers? Dan moet u de invoering van een intern meldingskanaal in uw onderneming dringend voorbereiden, en dit tegen uiterlijk 17 december 2023. Bevraag u over mogelijke dienstverleners voor een meldingskanaal en bereid een ontwerp van policy voor.
Wij staan klaar met een multidisciplinair team om u hierbij te helpen. Wij kunnen u adviseren en bijstaan bij de invoering van een meldingskanaal in uw onderneming, training aan meldingsbeheerders, enz. Bij een melding, kunnen wij uw meldingsbeheerder adviseren over de aangewezen aanpak om de belangen van uw onderneming veilig te stellen.
