Nieuw uitstroombeleid binnen de Vlaamse overheid: sterkere bescherming van contractuele medewerkers bij ontslag

Bent u een organisatie binnen de Vlaamse overheid die contractuele werknemers tewerkstelt? Dan kent u ongetwijfeld de dos and don’ts bij ontslag. Maar opgelet! Met een Besluit van de Vlaamse regering van 29 maart 2024 zijn op 1 juni 2024 diverse wijzigingen in werking getreden. De aanpassingen kaderen in het vijfsporenbeleid – door de Vlaamse overheid ook wel “Expeditie Talent” genoemd – dat tot doel heeft om een modern, toekomstgericht en dynamisch HR-beleid mogelijk te maken. Een aanpassing van uw ontslagbeleid voor contractuele medewerkers dringt zich dan ook op.

Voor wie?

Het toepassingsgebied van de nieuwe ontslagregels is gekoppeld aan het Vlaams Personeelsstatuut (VPS). Concreet zal u nieuwe regels moeten naleven als:

• U een “dienst” bent van de Vlaamse overheid (= in hoofdzaak de departementen, IVA’s met en zonder rechtspersoonlijkheid, EVA’s van publiek recht en de administratieve diensten van de Raad van het GO!). Anders gezegd: indien het VPS op uw organisatie van toepassing is, zal u uitvoering moeten geven aan de nieuwe ontslagregels.
   
• Maar ook als uw organisatie niet binnen de werkingssfeer van het VPS valt, kan ze onderworpen zijn aan de nieuwe ontslagregels. Dit is het geval wanneer u in uw eigen rechtspositieregeling rechtstreeks doorverwijst naar de artikelen van het VPS over ontslag.

Nieuw ontslagbeleid voor contractuele personeelsleden: ontslagmacht fors aan banden gelegd

Indien u beslist om afscheid te nemen van een medewerker om redenen die verband houden met zijn gedrag of geschiktheid, dan gelden voortaan een aantal verplichte bijkomende stappen: 

• Het personeelslid ontvangt een formele schriftelijke waarschuwing. Deze schriftelijke waarschuwing omvat een nauwkeurige omschrijving van het disfunctioneren dat kan leiden tot het ontslag. Bovendien is het ontslag slechts mogelijk na een verplichte voorafgaande remediëring in de eigen of een andere functie die plaatsvond in de drie jaar die aan het uiten van de ontslagintentie voorafging. 

Vond de remediëring echter meer dan drie jaar geleden plaats, dan zal opnieuw een formele schriftelijke waarschuwing moeten worden gegeven en zal een remediëringstraject moeten worden aangevat alvorens de ontslagprocedure opgestart kan worden.

Indien het contractueel personeelslid na het ontvangen van de schriftelijke waarschuwing niet ingaat op het remediëringsaanbod, kan de ontslagprocedure meteen worden gestart.

• Ook de hoorplicht, die voor de contractuele personeelsleden bij de overheid recent wettelijk verankerd werd bij de wet van 13 maart 2024 (zie onze eerdere bijdrage), wordt verder geduid in het Vlaams Personeelsstatuut: het personeelslid moet voorafgaand worden gehoord wanneer de intentie bestaat om het ontslag door te voeren. De uitnodiging voor de hoorzitting moet de redenen voor de ontslagintentie vermelden, en ook de voorgenomen ontslagmaatregel en zijn juridische grondslag. Verder moet het personeelslid de kans krijgen om zijn ontslagdossier in te kijken en moet het over minstens zeven werkdagen beschikken om de hoorzitting voor te bereiden. Het personeelslid kan er ook voor opteren om zich niet mondeling, maar schriftelijk te verweren. Wordt de hoorplicht niet nageleefd, dan heeft het personeelslid, op grond van de wet van 13 maart 2024, van rechtswege recht op een vergoeding van twee weken loon.

Als het personeelslid ervoor kiest om geen gebruik te maken van zijn hoorrecht, kan u overgaan tot het voorgenomen ontslag.

• Indien u na het contractuele personeelslid gehoord te hebben, de ontslagintentie bevestigt, moet dit binnen de zeven werkdagen na de hoorzitting via een beveiligde zending worden meegedeeld aan het personeelslid. Dit gebeurt via een aangetekend schrijven of via een afgifte tegen ontvangstbewijs.
   
• Het contractueel personeelslid beschikt vervolgens over de mogelijkheid om over de ontslagintentie een advies in te winnen bij een adviesorgaan. Het personeelslid dient hiervoor actie te ondernemen binnen de zeven werkdagen na ontvangst van de mededeling van de ontslagintentie. De termijn voor adviesaanvraag en de procedure hebben een opschortende werking, tenzij het personeelslid hier uitdrukkelijk van afziet. Het adviesorgaan brengt binnen de tien werkdagen een advies uit over het voldaan zijn aan de ontslagvoorwaarden, de toepassing van de procedure en de gegrondheid van de ontslagintentie. Het adviesorgaan oordeelt niet over de opportuniteit van de ontslagbeslissing – dat is een bevoegdheid die toekomt aan de arbeidsgerechten. De adviesorganen worden georganiseerd op het niveau van de beleidsdomeinen en worden paritair samengesteld uit vertegenwoordigers van de overheid en van de representatieve vakorganisaties; ze worden voorgezeten door het hoofd van de entiteit, raad of instelling.

Brengt dit orgaan een unaniem negatief advies uit, en gaat u als Vlaamse overheidswerkgever alsnog over tot ontslag, dan zal u een schadevergoeding verschuldigd zijn gelijk aan drie maanden loon.

• Ten slotte volgt de definitieve ontslagbeslissing, gekoppeld aan de verplichte motivering: de definitieve ontslagbeslissing, met de motieven worden schriftelijk meegedeeld aan het personeelslid, en dit binnen de vijf werkdagen (1) nadat het personeelslid afstand heeft gedaan van zijn hoorrecht of zijn mogelijkheid om advies in te winnen bij het daartoe bevoegde adviesorgaan, (2) na het verstrijken van de termijn om advies in te winnen, (3) na het ontvangen van het advies, of (4) na het verstrijken van de termijn van tien werkdagen om advies uit te brengen. Voor de personeelsleden met minder dan één jaar dienstanciënniteit gebeurt dit (1) na de hoorzitting, of (2) nadat het personeelslid besloten heeft om afstand te doen van zijn hoorrecht. Belangrijk is in elk geval dat in de ontslagbrief uitgebreid de ontslagredenen worden toegelicht. Die verplichting wordt ook opgelegd door de eerder vermelde wet van 13 maart 2024.

Deze nieuwe verplichtingen gaan gepaard met strikte procedurele formaliteiten en termijnen. Wij kunnen u hierin uiteraard verder bijstaan.

Uitzondering op deze verplichtingen?

Betekent dit dat u voortaan bij elk ontslag van een contractueel personeelslid deze verschillende stappen, gaande van remediëring, hoorplicht, eventueel advies tot motivering zal moeten doorlopen? Dat is niet het geval. De nieuwe ontslagregeling voorziet in een aantal uitzonderingen op deze verplichtingen, met name wanneer het ontslag wordt gegeven in een van de volgende situaties:

• bij een ontslag om dringende reden;
   
• bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens het bereiken van de wettelijke pensioenleeftijd;
   
• bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens overmacht;
   
• bij de beëindiging van een vervangingsovereenkomst door de terugkeer, het ontslag, het overlijden of de pensionering van het personeelslid dat werd vervangen; en
   
• indien het een contractueel personeelslid betreft dat minder dan één jaar ononderbroken in dienst was bij de diensten van de Vlaamse overheid. Noteer wel dat voor deze personeelsleden de hoorplicht alsnog moet worden gerespecteerd, net als de motiveringverplichting van de definitieve ontslagbeslissing.

Andere nieuwigheden

Voor de volledigheid geven wij mee dat het ontslagbeleid op nog een aantal andere punten wijzigt, waaronder:

• De invoering van een recht op outplacement bij een opzeggingstermijn of -vergoeding van minimaal vijftien weken en maximaal negenentwintig weken. De outplacementbegeleiding bedraagt in het geval van een ontslag met een opzeggingstermijn dertig uren die worden opgenomen tijdens het sollicitatieverlof of een ander verlof. In het geval van een ontslag met een verbrekingsvergoeding gaat het om een begeleiding met een waarde van 1.800 euro.
   
• Bij een eenzijdige beëindiging door de overheidsinstantie van de arbeidsrelatie met het contractuele personeelslid, wordt er voortaan bij de berekening van de opzeggingstermijn of ‑vergoeding ook rekening gehouden met periodes van ononderbroken tewerkstelling van het personeelslid bij (andere) diensten van de Vlaamse overheid.

Aan de slag!

Wanneer u het ontslag overweegt van een contractueel personeelslid, zal u dus voortaan rekening moeten houden met deze nieuwe, strikte regels over de formele schriftelijke waarschuwing, de voorafgaande remediëring, de hoorplicht en de ontslagmotivering. Ook de mogelijkheid om advies in te winnen over de ontslagintentie bij een onafhankelijk adviesorgaan biedt extra bescherming aan de contractuele medewerker.

Een goede voorbereiding van een voorgenomen ontslag is dan ook essentieel: het is van belang om personeelsdossiers correct te documenteren en u zal uw interne ontslagprocedures moeten aanpassen om deze nieuwe verplichtingen en de daaraan gekoppelde termijnen correct toe te passen.

Wij staan uiteraard klaar om u te adviseren bij de vormgeving van een aangepast ontslagbeleid en bij de afhandeling van toekomstige ontslagprocedures.