Het begin van de lente kondigt ook de laatste rechte lijn naar de dag van de sociale verkiezingen aan. Alle werkgevers zullen in het kader van deze procedure al een aantal formaliteiten hebben afgehandeld. Maar zelfs de meest diligente ondernemingen zullen een overzicht moeten opmaken van de stappen die nog nodig zijn in de aanloop naar de verkiezingsdag en om zich voor te bereiden op de periode na de verkiezingen: wat moet er nog gebeuren voor de verkiezingsdag, wat gebeurt er op de grote dag en welke stappen moeten er na de verkiezingen worden genomen? Deze bijdrage belicht deze verschillende elementen vanuit een praktisch perspectief.
Verkiezingen in aantocht: doe uw veiligheidsgordel om
Dag X+35: einde van de occulte periode?
In onze vorige bijdragen hebben we uw aandacht gevestigd op de gevaren van de occulte periode, gedurende dewelke de kandidaten voor de sociale verkiezingen al beschermd zijn tegen ontslag, ook al zijn hun namen nog niet bekend.
Op dag X+35, tussen 19 maart 2024 en 1 april 2024, zullen de werkgevers kennisnemen van de kandidatenlijsten, en bijgevolg weten welke werknemers beschermd zijn tegen ontslag.
Maar wees voorzichtig, in bepaalde gevallen kunnen de representatieve organisaties een oorspronkelijk voorgestelde kandidaat nog vervangen tot dag X+76, dit wil zeggen tot een datum tussen 29 april 2024 en 12 mei 2024. Een ontslag blijft dus riskant tot die datum, en mogelijk zeer duur wanneer blijkt dat u een na vervanging voorgedragen kandidaat hebt ontslagen.
Dag Y: niets vergeten?
Zodra de kandidatenlijst bekend is, kan de werkgever beginnen met de laatste praktische formaliteiten ter voorbereiding van dag Y: de kandidatenlijsten definitief bekendmaken, de nummers toewijzen, de stembiljetten voorbereiden, de kieslijsten opschonen (bijvoorbeeld door de werknemers die niet langer deel uitmaken van het personeelsbestand te schrappen) en de kiezers uitnodigen.
De volgende rotonde: de verkiezingen
De verkiezingen: einde van de formaliteiten?
De stemming vindt plaats op dag Y, dit wil zeggen tussen 13 en 26 mei 2024. In bepaalde situaties zullen de verkiezingen echter over meerdere dagen worden gehouden. In elk geval eindigen ze op het voorziene tijdstip.
Het sluiten van de stembus betekent geenszins het einde van de formaliteiten, noch van de stappen die nog genomen moeten worden. De eerste cruciale fase na de stemming is de telling. De verkiezingsuitslag wordt vervolgens vastgelegd in het proces-verbaal van de verkiezingen. Dit is een belangrijke fase die extra zorg vereist. Een fout tijdens de telling kan de verkiezingsuitslag immers ongeldig maken.
Ten laatste op de dag na de sluiting van de verkiezingsverrichtingen stuurt de voorzitter van het stembureau het proces-verbaal naar de FOD Werkgelegenheid. In de praktijk wordt de verzending meestal vervangen door een elektronische verzending via de webapplicatie van de FOD Werkgelegenheid. Een kopie van het proces-verbaal wordt ook naar de werkgever gestuurd. Als het proces-verbaal via de webapplicatie wordt verzonden, hoeft er geen kopie naar de werknemersorganisaties te worden gestuurd.
Aanplakking van de resultaten: impact op de bescherming tegen ontslag?
Ten laatste op de dag Y+2, tussen 15 en 28 mei 2024, zorgt de werkgever ervoor dat de verkiezingsuitslag wordt aangeplakt op dezelfde plaatsen waar de aankondiging van de verkiezingsdatum werd aangeplakt. De uitslag blijft aangeplakt tot 84 dagen na dag Y, maar wordt door de werkgever gedurende de volledige duur van de legislatuur bewaard.
De bekendmaking van de uitslag heeft geen invloed op de duur van de ontslagbescherming van verkozen kandidaten, die beschermd zijn tot de dag waarop de verkozen kandidaten bij de eerstvolgende verkiezingen worden geïnstalleerd. Het is voor de niet-verkozen kandidaten dat de bekendmaking een rol speelt.
De niet-verkozen kandidaat die al een niet-verkozen kandidaat was bij de vorige verkiezingen, geniet slechts twee jaar bescherming te rekenen vanaf de datum waarop de verkiezingsuitslag bekend is gemaakt. Een niet-verkozen kandidaat die zich voor het eerst kandidaat stelt, geniet dezelfde bescherming als een verkozen kandidaat.
In geval van beroep: hoe zit het met het sociaal overleg?
Tot en met dag Y+15, dit wil zeggen binnen 13 dagen na het bekendmaken van de uitslag, kunnen alle betrokken partijen (werkgever, werknemers, vakbonden) beroep aantekenen bij de arbeidsrechtbank om de verkiezingsuitslag aan te vechten. Ook andere redenen kunnen een beroep rechtvaardigen.
Tijdens de beroepsprocedure blijven de bestaande organen hun taken uitvoeren in afwachting van de beslissing van de rechtbank, of zelfs van het arbeidshof in geval van beroep.
Na de verkiezingen: kijk voorbij de horizon
De installatievergadering
Eenmaal de leden van de eventuele ondernemingsraden (OR) en comités voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) zijn verkozen, moeten deze organen nog worden geïnstalleerd met het oog op sociaal overleg voor de volgende vier jaar.
Tenzij anders bepaald in het huishoudelijk reglement, moet de installatievergadering plaatsvinden binnen 30 dagen na het verstrijken van de beroepstermijn (dit wil zeggen in principe 45 dagen na de datum van de verkiezingen) of, in geval van beroep, binnen 30 dagen na de definitieve rechterlijke beslissing die de verkiezingen geldig verklaart.
Merk op dat de installatievergadering waarop de nieuwe organen worden geïnstalleerd officieel het einde inluidt van de beschermingsperiode die voortvloeit uit het lidmaatschap van de vorige OR of het vorige CPBW. Opgelet, indien zij echter opnieuw kandidaat zijn, blijft de bescherming van de leden bestaan.
Het huishoudelijk reglement
De installatievergadering is een gelegenheid voor de nieuw verkozen organen om hun huishoudelijk reglement op te stellen.
Dit fundamentele document bepaalt hoe deze organen de komende vier jaar zullen werken. Werkgevers met een vooruitziende blik moeten daarom de werking van de organen tijdens de vorige legislatuur evalueren om een ontwerp op te stellen dat anticipeert op alle vragen en praktische moeilijkheden in de werking van de organen in het licht van de behoeften en de specifieke kenmerken van de onderneming.
Naast de informatie die moet worden opgenomen, is het raadzaam om de mogelijkheid op te nemen om vergaderingen op afstand te organiseren, net als regels voor het quorum en een geschikt besluitvormingsproces (waarbij bijvoorbeeld unanimiteit wordt vermeden), de mogelijkheid van vervanging, een herinnering aan de regels inzake vertrouwelijkheid, enz.
De economische en financiële informatie
Binnen twee maanden na de installatievergadering moet de economische en financiële basisinformatie worden meegedeeld aan de OR. Zodra de informatie is meegedeeld, moet er een bijzondere vergadering worden gepland om de informatie te analyseren en te bespreken. Deze vergadering moet plaatsvinden binnen twee maanden nadat de informatie is verstrekt. De leden van de ondernemingsraad moeten minstens 15 dagen tijd hebben tussen de mededeling van de informatie en de organisatie van de bijzondere vergadering. Voor de vergadering moet acht uur voorzien worden. Deze lange periode is echter niet altijd nodig.
In de praktijk en als de tijd het toelaat, is het raadzaam om de bijzondere vergadering op dezelfde dag te houden als de eerste gewone vergadering, en er daarbij op te letten (1) dat de basisinformatie bij de oproeping wordt gevoegd, en (2) dat voor elk van deze vergaderingen twee afzonderlijke reeksen notulen worden opgesteld.
Voor vennootschappen waarvan het fiscaal boekjaar net voor de zomer eindigt, zal het ook nuttig zijn om rekening te houden met het tijdstip van de afsluiting van de rekeningen om de OR van actuele informatie te voorzien. In dit geval moeten de revisor en de boekhoudafdeling ruim van tevoren op de hoogte worden gebracht, zodat zij betrokken kunnen worden bij de voorbereiding van deze informatie. De basisinformatie moet ook worden gecertificeerd door de revisor.
Het Eubelius Focusteam Sociale Verkiezingen staat klaar om u door de sociale verkiezingen 2024 heen te helpen met juridisch advies, bijstand bij onderhandelingen en begeleiding en vertegenwoordiging bij procedures.
