Op 31 juli 2019 trad richtlijn 2019/1151, de recentste Europese vennootschapsrichtlijn, in werking. Met deze richtlijn zet Europa verdere stappen in de richting van de digitalisering en de modernisering van het vennootschapsrecht in zijn lidstaten. De meest opvallende vernieuwing betreft de verplichting voor de lidstaten om minstens voor bepaalde vennootschapsvormen (en wat België betreft alvast voor de BV) te voorzien in de mogelijkheid van een volledige online oprichting, dit wil zeggen zonder dat de oprichter zijn computerscherm hoeft te verlaten, en dit uiterlijk tegen 1 augustus 2021. Betekent dit het einde van het verplicht bezoek aan de notaris?
Modernisering en digitalisering van het vennootschapsrecht
Richtlijn 2019/1151, die op 20 juni 2019 door het Europees Parlement werd aangenomen en op 31 juli 2019 in werking trad (de "Richtlijn"), is de eerste van twee richtlijnen van het zogenaamde company law package. De Richtlijn beoogt de bevordering van het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht. De lidstaten hebben de tijd tot 1 augustus 2021 (of – in geval van bijzondere moeilijkheden – tot 1 augustus 2022) om de Richtlijn in hun nationale wetgeving om te zetten.
De bevordering van digitale instrumenten en processen die de Richtlijn beoogt, behelst drie verschillende aspecten:
- vennootschapsinformatie online kunnen indienen en raadplegen,
- bepaalde vennootschapsvormen volledig online kunnen oprichten, en
-
bijkantoren volledig online kunnen registeren.
Online indiening en raadpleging van documenten en informatie van vennootschappen
Momenteel bestaan er tussen de lidstaten aanzienlijke verschillen met betrekking tot de vennootschapsinformatie die zij via een elektronisch register ter beschikking stellen. Deze verschillen betreffen niet enkel de hoeveelheid informatie die in het elektronisch register is opgenomen, maar ook de vergoeding voor de raadpleging ervan.
Om een zekere eenvormigheid tussen de lidstaten te bereiken, legt de Richtlijn nu enkele minimumvereisten op. Zo bepaalt de Richtlijn:
- dat de akten en gegevens de vennootschappen openbaar moeten maken online moeten kunnen worden ingediend met het oog op opname ervan in het elektronisch register; en
- welke documenten en informatie kosteloos elektronisch moet kunnen worden geraadpleegd.
Daarnaast wordt voorzien in een wisselwerking tussen de registers van de verschillende lidstaten, waarbij wordt voortgebouwd op het reeds bestaande systeem van gekoppelde registers.
Online oprichting van vennootschappen
Hoewel de online indiening en raadpleging van documenten en informatie van vennootschappen zonder twijfel een belangrijke stap is in de digitalisering van het vennootschapsrecht, is het vooral de in de Richtlijn voorziene online oprichting van vennootschappen die de aandacht opeist.
De lidstaten moeten ervoor zorgen dat minstens de vennootschapsvormen opgenomen in een niet-limitatieve lijst, volledig online kunnen worden opgericht, zonder dat de oprichters zich daarvoor fysiek moeten aanmelden bij een bepaalde autoriteit of instantie. Voor België werd de BV in deze lijst opgenomen. Met andere woorden: België moet het mogelijk maken om het volledige oprichtingsproces van – minstens – een BV te voltooien van achter de computer.
De ratio voor deze vernieuwing is de bekommernis dat een verplicht fysiek bezoek, bijvoorbeeld aan de notaris, en de daarmee gepaard gaande verplaatsingskosten, potentiële oprichters van start-ups zou kunnen ontmoedigen een (buitenlandse) vennootschap op te richten. Het is overigens niet de eerste keer dat Europa, dat de vrijheid van vestiging en dienstverlening hoog in het vaandel voert, de elektronische oprichting van vennootschappen wil invoeren. Ook voor de Societas Unius Personae, een Europese vennootschapsvorm die uiteindelijk nooit het daglicht heeft gezien, werd in een dergelijke elektronische oprichting voorzien.
Om de online oprichting van (buitenlandse) vennootschappen verder te vergemakkelijken, moeten de lidstaten modellen van oprichtingsakten voor de betrokken vennootschappen online ter beschikking stellen. Potentiële oprichters kunnen vervolgens kiezen om hun vennootschap op te richten op basis van dit model of op basis van een door henzelf op maat gemaakte oprichtingsakte.
Online registratie van bijkantoren
Ook voor de registratie van bijkantoren van vennootschappen die onder het recht van een andere lidstaat vallen, moeten de lidstaten ervoor zorgen dat deze registratieprocedure volledig online kan worden doorlopen, zonder dat de aanvrager zich daarvoor fysiek moet aanmelden bij een bepaalde persoon of instantie.
De ratio is dezelfde als voor de online oprichting van vennootschappen: de vermindering van de kosten, tijd en administratieve lasten voor de registratie moet ervoor zorgen dat (kleinere) vennootschappen zich niet geremd voelen om een bijkantoor in een andere lidstaat te registreren.
Wat nu met de notaris?
De door de Richtlijn beoogde digitalisering van het vennootschapsrecht, en in het bijzonder de invoering van de mogelijkheid tot elektronische oprichting van een BV, doet althans voor deze vennootschapsvorm belangrijke vragen rijzen naar de toekomstige rol van de notarissen. Uit de ratio en de tekst van de Richtlijn vloeit alleszins voort dat het huidige systeem, waarbij een fysiek bezoek aan de notaris steeds verplicht is om een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op te richten, niet langer zal kunnen standhouden.
Volgens de Richtlijn kan de fysieke aanwezigheid van de oprichter enkel worden vereist in bepaalde gevallen waar dit gerechtvaardigd is om redenen van algemeen belang. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wordt vermoed dat de oprichter identiteitsfraude pleegt of niet over de vereiste handelingsbekwaamheid beschikt.
Deze redenen van algemeen belang moeten geval per geval worden beoordeeld. Het verplicht bezoek bij de notaris, of bij eender welke andere instantie, mag daarom niet stelselmatig worden vereist. De controle van de identiteit of handelingsbekwaamheid hoeft daarenboven niet noodzakelijk bij persoonlijke verschijning te gebeuren, maar kan evengoed plaatsvinden via videoconferentie of vergelijkbare systemen.
Dat het fysiek bezoek bij de notaris aldus wordt beperkt tot uitzonderlijke gevallen, neemt niet weg dat ook na de digitalisering nog een belangrijke rol voor de notaris weggelegd kan zijn. De door de Richtlijn beoogde digitalisering van het vennootschapsrecht tracht namelijk geen afbreuk te doen aan de bevoegdheden die de notarissen momenteel hebben. De Richtlijn biedt de wetgever dan ook de nodige flexibiliteit om notarissen te betrekken bij de behandeling van (bepaalde aspecten van) de online ingediende aanvragen tot oprichting, de online opening van bijkantoren of de online indiening van documenten en informatie.
