Voor de vaststelling van de vakantiedagen is een collectief of een individueel akkoord noodzakelijk. Welke andere regels en aandachtspunten moet u in acht nemen om frustraties en andere zorgen te voorkomen?
Collectieve vakanties: de spelregels
Sectorale bepalingen – In de eerste plaats moet u nagaan of er op sectoraal niveau een beslissing is genomen met betrekking tot de collectieve vakantie. De paritaire comités kunnen tot 31 december van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de vakantiedagen moeten worden opgenomen, een beslissing nemen over de data van vakantiedagen en de spreiding ervan. Dit is vaak slechts een aanbeveling (zoals in de bouwsector), waarvan danop bedrijfsniveau kan worden afgeweken.
Op ondernemingsniveau – Indien het paritair comité geen beslissing heeft genomen of dit niet tijdig heeft gedaan, kan de ondernemingsraad de collectieve vakantieperiode vaststellen. Bij gebrek aan ondernemingsraad of een beslissing van de ondernemingsraad, is er een cascadesysteem voor wie de beslissing kan nemen (vakbondsafvaardiging, of de werknemers). Er is geen wettelijke termijn bepaald voor deze beslissingen op ondernemingsniveau, maar het is uiteraard noodzakelijk om de collectieve vakantiedagen tijdig vast te leggen zodat de werknemers zich hiernaar kunnen organiseren. Het akkoord over de data van de collectieve vakantiedagen moet worden opgenomen in een bijlage bij het arbeidsreglement.
Individuele vakanties: first come, first served?
Algemeen – Wanneer er geen collectief verlof bepaald werd, moet de beslissing om vakantie op te nemen in onderling overleg tussen de werkgever en de werknemer worden genomen. De procedure om individuele vakantiedagen aan te vragen wordt in principe vastgelegd in het arbeidsreglement.
Als werkgever en werknemer het niet eens zijn over vakantiedata, kunnen werknemers een kortgedingprocedure inleiden bij de arbeidsrechtbank om de instemming af te dwingen. Dit is in de praktijk eerder uitzonderlijk.
Basisregels – Hoewel een akkoord steeds noodzakelijk is, zijn er enkele wettelijke basisregels waarmee u rekening moet houden.
De ouder met een schoolgaand kind heeft voorrang op personeelsleden zonder schoolgaande kinderen bij het opnemen van vakantie tijdens de schoolvakanties. Dit is de enige wettelijke voorrangsregel voor het plannen van vakanties. Sinds het schooljaar 2022-2023 verschillen de schoolvakanties in Wallonië en Brussel van de schoolvakanties in Vlaanderen. Werkgevers moeten hiermee rekening houden.
De werkgever moet aan elk personeelslid een ononderbroken periode van één week vakantie garanderen. Daarnaast moet de werkgever een ononderbroken vakantieperiode van twee weken garanderen tussen 1 mei en 31 oktober, tenzij de werknemer dit niet wenst.
Vakantieregels vaststellen – Om discussie te voorkomen, is het aangewezen dat de werkgever de vakantieregels bepaalt en deze vastlegt in het arbeidsreglement of in een policy. Daarbij kan onder andere met de volgende elementen rekening gehouden worden:
- U kan bepalen hoelang vooraf vakantie moet worden aangevraagd.
- Om te bepalen welke vakantieaanvraag voorrang heeft, mag u rekening houden met bijvoorbeeld de anciënniteit van de werknemer of het feit dat vakantiedagen collectief zijn vastgelegd in de onderneming waarin de partner van het personeelslid actief is.
- Een roulatiesysteem voor de voorrang van vakantieaanvragen is mogelijk.
- U kan beslissen hoeveel vakantiedagen vóór een bepaalde maand van het jaar moeten worden opgenomen.
Toch "trouble" in het (vakantie-)paradijs?
Niet alle vakantie werd opgenomen – Voorlopig bepaalt de wetgeving nog dat een werknemer zijn/haar wettelijke vakantiedagen moet opnemen vóór 31 december van het vakantiejaar. Vanaf vakantiejaar 2024 zullen wettelijke vakantiedagen die door bepaalde arbeidsonderbrekingen (zoals ziekte, moederschapsrust of arbeidsongeval) niet konden worden opgenomen, overgedragen kunnen worden tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar. Voor extralegale vakantiedagen is er meer flexibiliteit: deze moeten – ook nu – niet voor een bepaalde datum opgenomen te worden. De werkgever kan hierover vrij regels bepalen in het arbeidsreglement of een policy.
Ziekte tijdens de vakantie – De werknemer die vandaag ziek wordt tijdens zijn/haar vakantie, kan deze dagen niet omzetten in ziektedagen. Vanaf vakantiejaar 2024 zullen deze vakantiedagen omgezet kunnen worden in ziektedagen als de werknemer de werkgever bij ziekte tijdens zijn/haar vakantie onmiddellijk op de hoogte brengt van zijn/haar verblijfsadres (indien dit niet het thuisadres is) en een geneeskundig getuigschrift voorlegt (vanaf de eerste dag van arbeidsongeschiktheid). De werknemer die zijn/haar vakantiedagen wil omzetten, zal dit uitdrukkelijk moeten meedelen aan zijn werkgever. De werknemer heeft dan voor deze ziektedagen recht op gewaarborgd loon.
Vakantie intrekken – Het is mogelijk dat de werknemer of de werkgever de goedgekeurde vakantiedagen (last minute) wil intrekken en dit om uiteenlopende redenen (urgentie in een dossier, deadlines, slecht weer, geannuleerde vluchten, …). Noch de werkgever, noch de werknemer zijn verplicht om in te gaan op dergelijk verzoek van de andere partij. Wijzigingen kunnen immers enkel in onderling akkoord gebeuren. Het is aangewezen om ook dergelijke situaties te regelen in het arbeidsreglement of een policy.
