Op 1 januari 2019 is het Vlaams Bestuursdecreet van 7 december 2018 in werking getreden. Dit decreet bevat zowel bepalingen die betrekking hebben op de relatie tussen de burger en de overheid, als bepalingen met betrekking tot de organisatie en de werking van de Vlaamse overheidsinstanties. Het Bestuursdecreet brengt heel wat bepalingen die over verschillende decreten waren verspreid, samen in één decreet. Onder andere de regeling inzake openbaarheid van bestuur, die voorheen was opgenomen in het Vlaams Openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004, werd in het Bestuursdecreet geïntegreerd. Bepaalde aspecten van de regeling inzake openbaarheid van bestuur werden bij die gelegenheid ook gewijzigd.
Nieuwe omschrijving van het personeel toepassingsgebied
Een eerste wijziging heeft betrekking op het personeel toepassingsgebied van de nieuwe regeling inzake passieve openbaarheid van bestuur. Passieve openbaarheid van bestuur behelst het recht van de burger om – op verzoek – inzage in, afschrift van en uitleg over een bestuursdocument te krijgen.
Waar het oude Openbaarheidsdecreet van toepassing was op de Vlaamse "bestuursinstanties" en "milieu-instanties", wordt het personeel toepassingsgebied van de openbaarheidsregeling in het Bestuursdecreet voortaan bepaald door één enkel begrip: de "overheidsinstantie".
Volgende Vlaamse "overheidsinstanties" zijn aan de passieve openbaarheidsregeling onderworpen: de Vlaamse overheid, de lokale overheden, de instellingen met een publieke taak (wat hun publieke taak betreft) en de milieu-instanties (wat hun milieuverantwoordelijkheden, ‑functies of -diensten betreft).
De privaatrechtelijke instellingen die voor meer dan de helft gefinancierd worden door de overheid, maar waarin de overheid niet meer dan de helft van de stemmen heeft in de raad van bestuur en waarvan het beheer niet onder toezicht staat van de overheid (bijvoorbeeld onderwijsinstellingen van het vrij onderwijs) waren uitgesloten uit het personeel toepassingsgebied en dat blijft zo. Deze instellingen vallen slechts onder het toepassingsgebied van de openbaarheidsregeling voor de bestuursdocumenten die betrekking hebben op beslissingen die derden binden.
Nieuwe omschrijving van het materieel toepassingsgebied
Zowel het vroegere Openbaarheidsdecreet als de nieuwe regeling in het Bestuursdecreet zijn toepasselijk op "bestuursdocumenten". In het nieuwe Bestuursdecreet wordt de invulling van dat begrip evenwel gewijzigd.
Een "bestuursdocument" werd onder de vroegere regelgeving gedefinieerd als "de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt". Het Bestuursdecreet legt daarentegen niet zozeer de nadruk op de drager van de informatie, maar wel op de informatie zelf en is van toepassing op "alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie". Het gaat daarbij om alle informatie die een overheidsinstantie juridisch gezien in haar bezit heeft, ongeacht of zij die ook feitelijk bezit (bijvoorbeeld informatie die in een archief is opgenomen).
Hoewel de Afdeling Wetgeving van de Raad van State in haar advies bij het voorontwerp van het Bestuursdecreet had aanbevolen om het voorheen gehanteerde begrip "beschikken" niet te vervangen door het begrip "bezitten", is de nieuwe regeling enkel toepasselijk op informatie "die in het bezit is van een overheidsinstantie". In de memorie van toelichting heeft de decreetgever echter verduidelijkt dat het niet de bedoeling is élk document dat "in het bezit" is van een personeelslid van een overheidsinstantie te beschouwen als een bestuursdocument. Dit is slechts zo wanneer dat document betrekking heeft op de uitoefening van de (publieke) taken van die overheidsinstantie.
Alleen bestaande informatie valt onder het toepassingsgebied van de nieuwe regelgeving inzake passieve openbaarheid van bestuur. Vlaamse overheidsinstanties kunnen dan ook niet worden verplicht om informatie te creëren, te verwerken of te analyseren.
De uitsluitingsgronden zijn ongewijzigd gebleven
Openbaarheid van bestuur blijft de regel. De absolute en relatieve uitzonderingsgronden op de openbaarheid worden in artikel II.34, respectievelijk artikel II.35 van het Bestuursdecreet bepaald en blijven ongewijzigd ten opzichte van de uitzonderingsgronden die reeds in het Openbaarheidsdecreet waren opgenomen.
De beperking in de tijd van de mogelijkheid om uitzonderingsgronden op de openbaarheid van bestuur in te roepen, waarin het Archiefdecreet van 9 juli 2010 voorzag, is voortaan opgenomen in artikel II.37 van het Bestuursdecreet:
- tot 20 jaar na de opmaak of ontvangst van bestuursdocumenten blijven alle uitzonderingsgronden onverkort van kracht;
- voor documenten die meer dan 20 en minder dan 50 jaar geleden werden opgemaakt of ontvangen, gelden enkel de uitzonderingsgronden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de vertrouwelijkheid van informatie van derden, de vertrouwelijkheid van internationale betrekkingen, de vertrouwelijkheid van commerciële informatie en de geheimhoudingsplicht;
- voor documenten die meer dan 50 en minder dan 120 jaar geleden werden ontvangen of opgemaakt (en tot maximaal 20 jaar na het overlijden van de betrokkene) kan de openbaarheid enkel worden geweigerd ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer; en
- voor documenten die meer dan 120 jaar geleden werden opgemaakt geldt geen enkele uitzonderingsgrond meer.
Nieuw is wel dat overheidsinstanties kunnen beslissen dat zij bepaalde uitzonderingsgronden niet inroepen wanneer universiteiten, hogescholen of erkende onderzoeksinstellingen een aanvraag indienen tot openbaarmaking van bestuursdocumenten die normaliter onder die uitzonderingsgrond zouden vallen.
De aanvraagprocedure werd licht gewijzigd
Om te vermijden dat openbaarheidsverzoeken onder een fictieve naam zouden worden ingediend, moet een aanvrager voortaan zijn naam en postadres in zijn aanvraag vermelden. Het louter vermelden van een e-mailadres volstaat niet langer.
Een andere nieuwigheid bestaat erin dat de aanvrager geen belang meer moet aantonen bij zijn verzoek tot openbaarmaking van bestuursdocumenten die informatie van persoonlijk aard bevatten, althans indien de overheidsinstantie die documenten reeds meer dan 30 jaar geleden heeft opgemaakt of ontvangen. Ook voor bestuursdocumenten die in het kader van een wetenschappelijk onderzoek worden aangevraagd, moet de aanvrager geen persoonlijk belang bij de openbaarmaking aantonen.
Wijziging van de termijn voor de behandeling van het verzoek tot openbaarmaking
Onder gelding van het Openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004 beschikte een bestuursinstantie over een termijn van 15 dagen om over het verzoek tot openbaarmaking te beslissen en, vervolgens, over een nieuwe termijn van 30 dagen om die beslissing uit te voeren. Het Bestuursdecreet schrijft voor dat een overheidsinstantie voortaan binnen één termijn van 20 dagen zowel moet beslissen als die beslissing moet uitvoeren. De overheidsinstantie kan deze termijn op gemotiveerde wijze verlengen tot 40 dagen.
Kleine nieuwigheid in de beroepsprocedure
Voortaan moet de aanvrager aan de beroepsinstantie een afschrift bezorgen van zijn oorspronkelijke aanvraag en van de beslissing van de overheidsinstantie waartegen hij beroep instelt. Deze verplichting werd ingeschreven opdat in de beroepsprocedure geen onnodige tijd verloren zou gaan voor de inzameling van deze essentiële informatie. De niet-naleving ervan wordt gesanctioneerd met de opschorting van de behandelingstermijn van het beroep.
