Le Décret de Gouvernance flamand du 7 décembre 2018 est entré en vigueur le 1er janvier 2019. Ce nouveau décret contient des dispositions relatives aux relations entre le citoyen et les autorités d'une part, et à l'organisation et au fonctionnement des instances publiques flamandes, d'autre part. Le Décret de Gouvernance regroupe en un seul décret de nombreuses dispositions existantes, qui étaient réparties sur plusieurs décrets. La réglementation relative à la publicité de l'administration, qui figurait auparavant dans le décret flamand relatif à la publicité de l'administration du 26 mars 2004, a notamment été intégrée dans le Décret de Gouvernance. Certains aspects de la réglementation sur la publicité de l'administration ont également été modifiés à cette occasion.
Nouvelle définition du champ d'application personnel
Une première modification concerne le champ d'application personnel du nouveau régime en matière de publicité passive de l'administration. Par publicité passive de l'administration, on entend le droit du citoyen d'avoir accès – sur demande – à un document administratif, d'en obtenir copie et d'en obtenir une explication.
Alors que l'ancien décret relatif à la publicité de l'administration s'appliquait aux « instances administratives » et aux « instances environnementales » flamandes, le champ d'application personnel de la réglementation sur la publicité dans le Décret de Gouvernance est désormais déterminé par un seul terme : les « instances publiques ».
Les « instances publiques » flamandes suivantes sont soumises au régime de publicité passive : l'autorité flamande, les autorités locales, les institutions ayant une mission de service public (en ce qui concerne leur mission de service public) et les autorités environnementales (en ce qui concerne leurs responsabilités, fonctions ou services environnementaux).
L'ancienne exclusion du champ d'application personnel, qui s'appliquait aux établissements de droit privé financés pour plus de la moitié par les autorités mais dont les autorités ne détiennent pas plus de la moitié des voix au conseil d'administration et dont la gestion ne relève pas des autorités (par exemple, les établissements scolaires de l'enseignement libre), a été maintenue. Ces institutions n'entrent dans le champ d'application du régime de publicité que pour les documents administratifs relatifs à des décisions liant des tiers.
Nouvelle définition du champ d'application matériel
Tant l'ancien décret relatif à la publicité de l'administration que la nouvelle réglementation du Décret de Gouvernance sont applicables aux « documents administratifs ». Dans le nouveau Décret de Gouvernance, toutefois, la signification de ce terme est modifiée.
Dans la réglementation antérieure, un « document administratif » était défini comme « tout support d'information, sous quelque forme que ce soit, dont une instance dispose ». Le Décret de Gouvernance, en revanche, met l'accent non pas tant sur le support de l'information que sur l'information elle-même et s'applique à « toutes les informations, quel qu'en soit le support, détenues par une instance publique ». Il s'agit de toutes les informations légalement détenues par une instance publique, qu'elle soit réellement en leur détention ou non (par exemple, les informations conservées dans des archives).
Bien que la section de législation du Conseil d'État, dans son avis sur l'avant-projet de Décret de Gouvernance, ait recommandé de ne pas remplacer la notion précédemment utilisée de « disposition » (« beschikken ») par celle de « détention » (« bezitten »), la nouvelle réglementation s'applique uniquement aux informations « détenues par une instance publique ». Dans l'exposé des motifs, le législateur décrétal flamand a toutefois précisé que l'intention n'est pas que tout document qui est « en détention » d'un membre du personnel d'une instance publique soit un document administratif. Cela n'est le cas que si le document se rapporte à l'exercice des missions (de service public) de cette instance publique.
Seules les informations existantes entrent dans le champ d'application de la nouvelle réglementation sur la publicité passive de l'administration. Les instances publiques flamandes ne peuvent donc pas être obligées de créer, de traiter ou d'analyser des informations.
Les motifs d'exclusion restent inchangés
La publicité de l'administration demeure la règle. Les exceptions absolues et relatives à la publicité sont déterminées respectivement à l'article II.34 et à l'article II.35 du Décret de Gouvernance et restent inchangées par rapport aux exceptions déjà prévues dans le décret relatif à la publicité de l'administration.
La limitation dans le temps de la possibilité d'invoquer des exceptions à la publicité de l'administration, prévue par le décret du 9 juillet 2010 relatif aux archives, est désormais prévue à l'article II.37 du Décret de Gouvernance:
- jusqu'à 20 ans après l'établissement ou la réception des documents administratifs, toutes les exceptions restent pleinement valables;
- pour les documents établis ou reçus il y a plus de 20 ans mais il y a moins de 50 ans, seuls les exceptions relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité des informations de tiers, à la confidentialité des relations internationales, à la confidentialité des informations commerciales et à l'obligation de confidentialité sont applicables;
- pour les documents reçus ou établis il y a plus de 50 ans mais il y a moins de 120 ans (et jusqu'à un maximum de 20 ans après le décès de la personne concernée), la publicité ne peut être refusée que dans un but de protection de la vie privée; et
- les documents établis il y a plus de 120 ans ne font plus l'objet d'aucune exception.
Une nouveauté est que les instances publiques peuvent décider de ne pas invoquer certaines exceptions lorsque des universités, des hautes écoles ou des organismes de recherche reconnus demandent la publication de documents administratifs qui relèveraient normalement de cette exception.
La procédure de demande a été légèrement modifiée
Afin d'éviter que les demandes de publication ne soient présentées sous un nom fictif, les demandeurs doivent désormais indiquer leur nom et leur adresse postale dans leur demande. Il ne suffit plus de mentionner une adresse e-mail.
Une autre nouveauté est que le demandeur ne doit plus démontrer un intérêt dans sa demande de publication de documents administratifs contenant des informations à caractère personnel, du moins si l'instance publique a établi ou reçu ces documents il y a plus de 30 ans. De même, pour les documents administratifs demandés dans le cadre d'une recherche scientifique, le demandeur ne doit démontrer aucun intérêt personnel à la publication.
Modification du délai de traitement de la demande de publication
Aux termes de l'ancien décret du 26 mars 2004 relatif à la publicité de l'administration, une instance administrative disposait d'un délai de 15 jours pour statuer sur la demande de publication et, par la suite, d'un nouveau délai de 30 jours pour exécuter cette décision. Le Décret de Gouvernance dispose qu'une instance publique doit désormais à la fois décider et mettre en œuvre cette décision dans le même délai de 20 jours. Elle peut toutefois, moyennant motivation, prolonger ce délai à 40 jours.
Petite nouveauté dans la procédure de recours
Le demandeur est désormais tenu de fournir à l'instance de recours une copie de sa demande originale et une copie de la décision de l'instance publique contre laquelle il introduit un recours. Cette obligation a été incluse afin d'éviter toute perte de temps inutile dans la procédure de recours pour la collecte de ces informations essentielles. Le non-respect de cette obligation est sanctionné par la suspension du délai de traitement du recours.
