Le début du printemps annonce aussi la dernière ligne droite vers le jour des élections sociales. Tous les employeurs auront déjà accompli un certain nombre de formalités dans le cadre de cette procédure. Mais même les entreprises les plus diligentes devront encore faire un tour d’horizon des démarches encore nécessaires en vue de l’arrivée du jour Y et afin de préparer la période post-électorale : que reste-t-il à faire avant le jour des élections, que se passe-t-il le grand jour, et quelles seront les étapes à suivre après les élections ? La présente contribution aborde ces différents éléments d’un point de vue pratique.
Approche des élections, attachez vos ceintures
Jour X+35 : fin de la période occulte ?
Dans nos précédentes contributions, nous avons attiré votre attention sur les dangers de la période occulte, durant laquelle les candidats aux élections sociales sont déjà protégés contre le licenciement alors même qu’ils ne sont pas encore connus.
Le jour X+35, soit entre le 19 mars 2024 et le 1er avril 2024, les employeurs ont pu prendre connaissance des listes de candidats, et connaissent donc enfin les travailleurs qui sont protégés contre le licenciement.
Attention toutefois, dans certains cas, les organisations représentatives peuvent encore remplacer un candidat initialement présenté jusqu’au jour X+76, soit entre le 29 avril 2024 et le 12 mai 2024. Un licenciement reste donc risqué jusqu’à cette date, et potentiellement très couteux s’il s’avère que vous avez licencié un candidat présenté à la suite d’un remplacement.
Jour Y : rien oublié ?
Une fois la liste des candidats connue, l’employeur peut entamer les dernières formalités pratiques en vue de l’arrivée du jour Y : dernier affichage des listes de candidats et attribution des numéros, confection des bulletins de vote, toilettage des listes électorales (ex : radiation des travailleurs ne faisant plus partie du personnel) et convocations des électeurs.
Les élections, au prochain tournant
Les élections : fin des formalités ?
Le vote interviendra au jour Y, soit entre le 13 et le 26 mai 2024. Cependant, dans certaines situations, les opérations électorales se tiendront sur plusieurs jours. Elles se termineront dans tous les cas à l’heure prévue.
La clôture du scrutin ne marque certainement pas la fin des formalités et démarches à accomplir. La première étape cruciale qui suit le vote est le dépouillement. Le résultat des élections est ensuite consigné dans le procès-verbal de l’élection. C’est une étape clé nécessitant une prudence accrue. En effet, une erreur lors du dépouillement peut risquer d’invalider le résultat des élections.
Au plus tard le lendemain de la clôture des opérations électorales, le procès-verbal est envoyé par le président du bureau de vote au SPF Emploi. En pratique, l’envoi est généralement remplacé par un téléchargement via l’application web du SPF Emploi. Une copie du procès-verbal est également adressée à l’employeur. Aucune copie ne doit être envoyée aux organisations représentatives des travailleurs si le procès-verbal a été téléchargé via l’application web.
Affichage des résultats : un impact sur la protection contre le licenciement ?
Au plus tard au jour Y+2, soit entre le 15 et le 28 mai 2024, l’employeur veillera à afficher les résultats des élections aux mêmes endroits où était affiché l’avis annonçant la date des élections. L’avis restera affiché pendant 84 jours après le jour Y mais sera conservé par l’employeur pendant toute la législature.
L’affichage du résultat n’a aucune influence sur la durée de la protection contre le licenciement des candidats élus, qui seront protégés jusqu’au jour d’installation des candidats élus lors des élections suivantes. C’est au niveau des candidats non élus que l’affichage joue un rôle.
Le candidat non élu qui était déjà candidat non élu lors des élections précédentes ne sera protégé que pour deux ans à compter de la date d’affichage du résultat des élections. Le candidat non élu dont c’est la première candidature bénéficiera quant à lui de la même protection que le candidat élu.
En cas de recours : quid de la concertation sociale ?
Jusqu’au jour Y+15, soit dans les 13 jours qui suivent l’affichage du résultat, toutes les parties concernées (employeur, travailleurs, syndicats) pourront intenter un recours devant le tribunal du travail afin de contester les résultats des élections. D’autres raisons peuvent aussi justifier un recours.
Pendant la procédure de recours, les organes existants continueront d’exercer leurs fonctions en attendant la décision du tribunal, voire de la cour du travail en cas d’appel.
Après les élections, regard vers l’horizon
Réunion d’installation
Une fois les membres des éventuels conseils d’entreprise (CE) et comités pour la prévention et la protection au travail (CPPT) élus, il reste à installer ces organes en vue de la concertation sociale pour les quatre années à venir.
Sauf disposition contraire contenue dans le règlement d’ordre intérieur, la réunion d’installation doit être tenue dans les 30 jours qui suivent l’expiration du délai de recours (soit, en principe, 45 jours après la date des élections) ou, en cas de recours, dans les 30 jours qui suivent la décision judicaire définitive validant les élections.
Notez que la réunion d’installation des nouveaux organes marquera officiellement la fin de la période de protection résultant de la qualité de membre du CE ou du CPPT précédents. Attention, s’ils étaient à nouveau candidats, la protection continue.
Règlement d’ordre intérieur
La réunion d’installation est l’occasion pour les organes nouvellement élus d’arrêter leur règlement d’ordre intérieur.
Ce document fondamental détermine les modalités de fonctionnement des organes au cours des quatre prochaines années. L’employeur prévoyant veillera donc à évaluer le fonctionnement des organes au cours de la législature précédente afin de préparer un projet qui anticipe toutes les questions et difficultés pratiques dans le fonctionnement des organes au regard des besoins et spécificités de l’entreprise.
Outre les mentions qui doivent obligatoirement y figurer, on recommandera ainsi de prévoir, notamment, la possibilité d’organiser des réunions à distance, des règles de quorum et un processus décisionnel adapté (éviter l’unanimité par exemple), les possibilités de remplacement, un rappel des règles relatives à la confidentialité, etc.
Information économique et financière
Dans les deux mois qui suivent la réunion d’installation, l’information économique et financière de base devra être communiquée au CE. Une fois l’information communiquée, une réunion extraordinaire doit être prévue afin d’analyser et discuter de cette information. Cette réunion doit avoir lieu dans les deux mois qui suivent la communication. Les membres du CE doivent disposer d’au moins 15 jours entre la communication de l’information et l’organisation de la réunion extraordinaire. Une durée de huit heures doit être prévue pour la réunion. On constate cependant que cette longue durée n’est pas toujours nécessaire.
En pratique, et si les délais le permettent, on recommandera d’organiser cette réunion extraordinaire le même jour que la première réunion ordinaire, en veillant (1) à joindre l’information de base à la convocation, et (2) à établir deux procès-verbaux distincts pour chacune de ces réunions.
Pour les entreprises pour lesquelles l’année fiscale se clôture juste avant l’été, il sera également utile de tenir compte du moment de la clôture des comptes afin de fournir au CE une information actualisée. Dans ce cadre, le réviseur d’entreprise et le département comptable seront prévenus suffisamment à l’avance afin de les impliquer dans la préparation de cette information. L’information de base devra en outre être certifiée par le réviseur.
Notre équipe spécialisée en matière d’élections sociales est prête à vous aider à travers les élections sociales de 2024 par le biais d'avis juridiques, d'assistance lors de négociations, d'accompagnement et de représentation dans le cadre de procédures.
